医院物资采购管理的规范化
本帖最后由 无心人 于 2009-7-17 11:42 编辑医院物资采购管理的规范化
文/沈崇德
设立采购监管部门，建立和实施制度化的采购程序，加强物资采购的环境管理工作，并对物资采购进行严格日常控制，是使医院物资采购管理规范化的要素。
医院物资采购存在的主要问题
在导致医院成本松弛的原因中，很重要的一个因素是医院物资采购管理工作的薄弱和不到位。一般容易出现以下几方面问题：
*没有专职部门对物资采购活动进行全盘控制
而主要依赖总务科、器械科等职能科室内部的自我控制，外部虽然有纪检、监察等部门参与，但控制力度不够。
*对采购工作进行规范的制度不完备或没被执行
没有相应的计划预算采购制度，或者计划预算采购制度被没有很好地执行，往往按需随时采购。
*相应的事前控制措施不到位
即未经批准，即可办理物资采购业务；或采购业务发生后，才办理补批手续。
*财务上隐藏着漏洞与风险
有时物资采购单价与市场行情不尽相符，有议价不力情形。物资采购员持有大笔医院现金流转，清结不及时。采购员有跨月或跨数月的采购报账，月结供应商送货单据有遗漏，或跨月甚至跨数月入账等。
设立采购监管部门，是规范化的前提
要解决以上的问题，需要一整套规范的控制措施和管理手段，将医院物资的采购管理，作为成本控制的一个专项进行筹划，并形成一套系统的运作流程。
许多医院目前没有专门的职能部门，对医院所有的物资采购活动进行控制。纪检监察部门虽然参与监督，但对大量日常的物资采购行为的监督，是十分有限的，监督的线条比较粗。
大型医院可以采用建立采购管理中心，或由专门的审计部门来强化对医院物资采购的全面监督与控制。
对中小医院而言，由财务部门对医院物资采购活动进行全面监督管理，是较为合适的，也容易落实到位。因为医院任何采购活动都以资金作为介质。财务部门可以设定专门的岗位（如采购管理会计或采购专职审计)，分管采购控制工作。此职位可由相应岗位兼任，并直接受分管副院长领导。财务部的医院物资采购监控工作，直接向院长负责。
建立和实施制度化的采购管理程序，是规范化的基础
建立和实施制度化的物资采购管理程序，是物资采购管理规范化的重要基础。相应程序主要包括以下方面：
*规定采购管理责任
明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量和需求的满足保证等，负完全责任，并明确采购主管人员对下属的工作过程和结果的监控负责。
*规定采购流程
包括下单、稽催、入库、退货、对账和付款的明确而详细的工作流程。
*规定采购审批权限
所有物资采购合同、采购办理，必须先批准后实行。有效批准者是分管副院长或院长。对于常备物资，应实行计划预算采购。禁止未经批准的采购事宜，但突发性或临时性急需物品，如应急或临时特殊采购等，可以由财务部或相关领导确认后，即由采购负责部门采购，但请购单上须注明急购字样，并说明理由。请购单由分管副院长或院长补批。
*规定采购条件
一是采购物品要有完整的请购程序。
二是采购物品必须是必需的不可或缺的，而且经查对无库存或库存不足以满足需要。
三是采购物品必须适量，不得超标积压。
四是采购物品的单价，须为掌握内的合适单价，而且力求是最低的单价。执行价格不得高于医院核定价格，或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物品采购，必须采用严格的招标、比价和议价，并在采购事项未确定前传送财务部。
*建立稳定的供货渠道
采购物品在条件相同的前提下，向确认之供应商处购买，不可随意变更供应商。
*明确内部采购分工
医院内部卫生材料、试剂、制剂生产原料、总务物资和办公用品等的采购，应明确分工，并落实到相应采购人员。
*强调验收职能
任何物品购入后，须经采购者本人与相应的验收人员一起验收并在送货单、发票上签名备查。验收者必须核实进货的物品，与订货单是否相符，对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等，与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。
只有完全合格或经相关职能部门批准放行的物品，才准验收入库。验收无误后，填制材料入库单，连同供应商送货单，分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任，结算凭据必须由采购员签名核实。
*明确退货与索赔作业流程
为避免损失，采购回医院的物品只要质量、规格不符，采购部门须立即办理退货，无论货品是否退还给了供应商，均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。
物资采购约定中，必须明确索赔条款，对因供应商供货时间、数量和质量或相关原因未达到约定条件，而产生的直接损失和因此而导致的其他损失，应由采购部门根据实际情况，认定供应商应承担的损失，以正式公函形式向供应商索赔，并由财务部在货款中，扣回相应款项或收取现款。
采购部门不能解决的，医院可以采用不排除以法律形式解决的措施，以及时保护医院的利益。
*货款结付政策
所有采购除零散性或不常用物品无法采用月结付款，和特别情况需用现金支付的外，均为月结付款方式。不能使用月结的，除小金额或零散性的因供应商不能来医院收款，而由采购人员购买时直接付款外，均由供应商直接到医院财务部收款。
禁止采购人员直接办理现金支付事宜。
月结供应商必须在规定期间内每月5日前，提供对账单至财务部对账。此政策采购部门须明确知会供应商。
货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况，安排结付。为防止货款已结付，但事后出现质量或数量等原因，而给医院造成经济损失，采购部门应尽量避免即时结付现金，即对非月结的大金额的采购，要保留1周至15日的付款期限。在不影响医院商誉的前提下，适度延长付款时间，是医院进行信用融资的财务政策。
加强物资采购的环境管理工作，是规范化的重要措施
*加强医院物资采购的事前管理，建立完善的物资价格信息档案
为了有效地控制和降低采购成本，并保证采购材料的质量，医院采购员应做好材料采购有关市场价格信息的收集和整理工作，及时地了解市场动态，并与采购价格进行比较和分析，并进行相应的调整和更新。
调整和更新后的价格档案，应同时分发采购管理会计确认并留存。如有必要，采购管理会计，可直接通过各种渠道收集采购价格信息，同时告知采购员，由采购员进一步确认后，进行归档并执行。
*建立健全医院物资供应商档案
建立稳定的供货渠道和严格的供应商淘汰制度，每年对供应商进行调整，每3~6个月进行评估。为全面掌握医院所有供应商的情况，便于对供应商进行相应的资质考评，应对所有供应商按重要的和一般的，分别建立供应商档案。
所谓重要的供应商，即在货品质量、价格、交货期、配合能力和结算条件等方面，均能达到医院接受标准，并与医院有经常性业务往来的供应商。
而一般性供应商，是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。
当一般性供应商因业务需要而进行经常性往来，且经考核符合医院重要的供应商标准后，应转为重要的供应商进行档案管理。
供应商的考核，须由使用部门、采购部门、纪检监察部门和财务部门联合进行。供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级和银行账号等，并定期或不定期地更新，由专人负责管理。
同时，由财务部留存副本。原则上，医院采购只选择重要的供应商。如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力和人为欺诈等问题，医院应考虑对其酌情处理，或终至相关业务往来。
*对医院物资采购员进行考核、激励和约束，是防范在采购中人为欺诈行为的有效方法之一
采购员是采购的实际实施者，在采购过程中起着至关重要的作用。事实表明，采购员以与供应商串通抬价，采购的实物与约定不符，和采购同等物料可以低价但不选择低价采购等方式，向供应商收受或索取回扣，是采购中最普遍、最易发生也是最难防范的人为欺诈行为。
而这在很大程度上，取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守。因此，一要注重考核采购员的职业素养，以制度约束其行为操守，减少其工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生。
二要注重考核采购员的专业能力。一个合格的采购员，既要熟悉医院的运作和物资存储，又要了解物资的本身属性、市场行情等，这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用的材料，使医院避免蒙受损失。
医院对采购员的考核应定期举行，一般可采用半年考核制。考核由人事部、监察科和采购部门联合进行，财务部门同时参与。对考核结果优良，完成或降低医院物资采购成本任务的采购员，按医院规定或适度的标准，进行精神和物质奖励，以提高采购员的积极性。
事实表明，只有合适的利益获取，才是良好贡献和抑制贪污的主因。而对于考核结果不合格，不能完成规定任务，或经查证确有违规行为的采购员，应按医院规定或适度的标准，视不同情节给予惩罚。如有必要，应毫不犹豫地调整或辞退。
考核和奖惩结果归入个人档案。在对采购人员进行考核和激励的同时，应对采购员进行操守约束。没有约束的权力，最易产生贪污和腐败，这是屡经验证的经验教训。
同时，应要求供应商订立“廉洁承诺”，禁正供应商向采购员以任何形式赠送不正当利益。
*选择合理的物资采购方式
不同性质、类型的物资材料，选择合适的采购方式。这是降低采购价格的良好途径。
一是公开竞争招标。对于大宗材料采购，实行公开竞争招标的方式，往往能通过供应商的相互比价，达到采购成本最低、质量最好的目的。采购员应联系3家或3家以上的供应商，并递交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料。采购定价由市场供求关系确定，采用优质优价与批量折扣相结合的价格政策。
二是合同采购。对于经常性的物资材料采购，可选择信誉佳、配合能力好的供应商，与之订立长期合同。这不仅能保证供货质量、预定交货期，而且能得到付款及价格等方面的优惠。供应商为了维护自己的商业信誉和利益，建立稳定的销售渠道，而不会掺假，并能保持良好的合作关系和商业妥协。
三是最低价格采购。为了以最低的价格取得最优质的材料，在价格确定前，采购员必须先调查市场行情。所有采购，应有3家或3家以上供应商报价，并与供应商价格档案进行比较核实，而且经财务部门认可。
医院得到各供应商对各种材料的报价后，不一定完全选择最低价格，因为并不是最低的价格，就是最可取的，应考虑价格对应的质量，并同时考虑与供应商的长远合作关系和其他材料的总体价格等因素，选择多数材料价格最低的供应商，并与之协商，使总体材料的采购价格达到最低、最优水平。
对物资采购进行严格日常控制，是规范化的重要手段
*事前批准，并严格按采购审批权限执行
所有采购必须事前获得批准。未经计划并报审核和批准，不得采购。采购员应根据需求计划选择供应商和报价。报价单必须经采购管理会计审核签名，并经分管副院长认可后，送院长审批。审批后的报价单作为依据，由采购员填制正式采购订单。同时，分发采购管理会计留存备查。
*规定各种采购及时结算
首先，针对采购员持有医院现金流转且未进行结算的情况，规定所有采购员经手的现金采购，必须于采购发票日起5日内，到财务部报账结算，并进行款项结算，报账程序按相关规定办理。
禁止采购员自行垫支和预付订金，用款时可凭已获批准的采购订单，向财务部办理借支。
其次，针对月结供应商货款有跨月或遗漏入账情况，规定月结供应商的送货单经验收入库后，由采购员分类整理并于翌日10时前，送采购管理会计。月结供应商账单，由采购管理会计整理并进行会计处理，月末统一编制付账明细表，并送分管副院长审核认可。
*召开物资采购管理会议
针对物资采购工作中存在的问题，有关采购管理的政策修改、更新和重大的采购事项等，应定期或不定期地召开物资采购管理会议。
采购管理会议，一般由分管财务的副院长主持，各采购部门参加，有必要时请院长及相关职能部门人员参加。
各部门可以在会议上，提出在采购工作中遇到的自己无法解决、决定的问题，大家通过协调相互理解，在达成医院利益目标的共识上，研究出可行的解决方案。
会议上通过的事项或决定，各部门必须切实执行，不得形式化和两面化。对不切实执行的部门，在责令改正的同时，不排除以行政手段追究相应人员的责任。作为工作执行和纠正措施的追溯依据，采购管理会议必须有会议记录存档，并以文件形式下发各相关部门。
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